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______公司合同管理办法

来源:江苏民商事律师网  作者:江苏民商律师  时间:2013-09-13

  年 月 日发布(  )法合管字第 号

  1.目的

  为加强对本公司的合同管理,防范合同纠纷,维护公司的合法权益,根据合同法等法律法规的规定,制定本管理办法。

  2.管理组织

  公司合同管理实行由企业法律顾问室统一归口管理、各部门分级负责的管理体制。

  法律顾问室是合同管理部门,法律顾问室主任是合同管理委员会主任。

  3.部门职责

  各部门负责与部门业务相关的合同的谈判、草签等工作。在双方签约前,主管部门要将合同正式文本送法律顾问室审查。

  4.人员培训

  公司法律顾问室要做好各部门合同管理人员的业务培训,提高合同法律意识,学会正确签订合同,关注合同履行中的问题,把好合同签订关、履行关。

  合同管理人员业务培训每年至少在10个学时。未经培训不得上岗。

  5.合同订立前的准备

  各业务部门在订立合同前,应当将对方当事人基本情况以及合同性质、标的额、用途、经办人等基本情况以书面形式向法律顾问室备案。

  业务部门在与对方谈判时,可以邀请公司法律顾问参加。

  6.订立合同的程序

  6.1业务部门提出订立合同的要求,报法律顾问室备案。

  6.2法律顾问室下达签订合同指导意见书。

  6.3业务部门组织谈判,必要时法律顾问室派员参加。

  6.4草签合同意向书。

  6.5法律顾问室审查合同意向书,在确认基本可行的情况下,送交业务部门起草正式合同文本。

  6.6法律顾问室对正式文本进行审查,认为符合法律规定,有利于企业经营的,审批同意;如果认为法律上有漏洞,应当要求业务部门补充修改,必要时,法律顾问可直接进行修改。

  6.7将法律顾问签署意见的合同文本送交主管领导审核签批。

  7.合同审查

  法律顾问室负责合同审查工作。

  合同审查的内容包括:

  7.1主体资格是否合法;

  7.2代理人的授权委托文书是否具备;

  7.3合同内容是否合法;

  7.4合同条款是否完备;

  7.5合同的违约责任是否清楚。

  8.合同审查意见书

  法律顾问审查合同应以书面形式提出合同审查意见书。合同审查意见书应当列明如下事项:

  8.1主送单位;

  8.2对合同的审查意见,要求逐项写明;

  8.3如无意见,应在法律顾问意见栏中写明无意见;

  8.4审查人署名以及审查时间。

  9.合同文本的修改

  合同文本的内容修改原则上由经办人修改。经主管领导批准,也可以由法律顾问直接修改,但必须征得经办人的同意。如果经办人不同意,应由业务部门和法律顾问室共同报送主管领导裁定。

  10.合同的变更

  公司一方要求变更合同的,应当事先向法律顾问报告,并提出变更的意见;对方要求变更合同的,经办人接到对方通知后应立即报告法律顾问室,并会同法律顾问室提出处理意见。

  变更后的合同或者变更协议应当报法律顾问室备案。

  11.合同的解除

  公司一方要求解除合同的,应当事先向法律顾问报告并说明解除合同的理由;对方要求解除合同的,经办人接到对方通知后应立即报告法律顾问室,并会同法律顾问室提出是否同意解除以及如何补救的措施。

  12.合同的履行

  12.1合同一旦成立,经办人和部门领导应当做好合同履行工作。在合同履行过程中,要注意收集整理与履行相关的一切材料,并归档存查。

  12.2涉及物资采购的合同,要注意对标的物的质量、数量的检查、验收,发现问题,及时向对方提出书面质询并要求对方答复。

  12.3涉及支付货款的,如果对方没有按合同规定的时间付款,应当及时书面通知并要求对方做出答复。

  12.4涉及工程劳务的,要记载工程状况和劳务情况,并请对方签字确认。

  12.5涉及时效中断的,应当要求对方做出复函。

  13.合同纠纷处理

  13.1合同发生纠纷,经办人和业务部门要及时报告法律顾问室。

  13.2法律顾问室要将纠纷的情况记录存查,并安排法律顾问与经办人一同与对方协商处理。

  13.3协商不成的,由法律顾问室负责按合同规定的解决纠纷的途径,寻求相应的补救措施。

  13.4重大疑难案件,需要外聘律师的,由法律顾问室提出建议,报总经理决定。

  13.5法律顾问室要随时掌握纠纷处理的进程,发现问题,及时报总经理决定。

  13.6经办人要协助法律顾问室做好起诉、应诉和仲裁工作,并将与案件有关的全部资料移交给法律顾问室(各企业可根据自己的实际情况,做出相应的规定)。

  13.7合同纠纷解决后,主办法律顾问要写出合同纠纷处理报告,送主管总经理。报告的主要内容包括案情、处理结果、责任分析、对责任人的处理建议等。

  14.合同管理的责任

  经办人或者主管部门领导在签订和履行合同过程中的过错造成公司经济损失的,要承担相应的责任。

  14.1造成损失在10万元以下,对经办人给予口头警告,扣发本人1个月的奖金。

  14.2造成损失在10~50万元的,对经办人给予行政记过处分,并扣罚本人3个月的奖金;部门领导有责任的,给予警告,扣发当月奖金。

  14.3造成损失在50万元以上的,对经办人给予行政记大过或者解除劳动合同,公司保留追究其经济责任的权利。部门经理给予撤职处分,并扣发1年的奖金。

  15.责任追究程序

  追究经办人和领导的责任的程序是:

  15.1由法律顾问室提出责任追究意见书,意见书的主要内容包括:

  (1)案情简要;

  (2)公司的损失情况;

  (3)责任人员的过错;

  (4)责任依据;

  (5)处理建议。

  15.2总经理接到意见书后,应当组织相关部门的负责人讨论,责任人应到场介绍情况并对是否承担责任发表意见。

  15.3根据会议讨论情况,并按照公司有关规定,做出相应决定。

  15.4人力资源部根据决定起草相应的文件由总经理签发。

  16.本规定经公司董事会讨论通过,自  年 月 日起施行。